Bewaarplicht

Bewaartermijn
De belastingdienst schrijft voor je administratie een bewaarplicht voor. In principe is deze bewaartermijn 7 jaar. Voor onroerende zaken geldt 10 jaar, voor diensten die vallen onder elektronische-, telecommunicatie- en radio- en televisieomroepdiensten ook. De belastingdienst voert regelmatig controles uit en kun je je administratie tijdens zo’n controle niet overleggen kan dat vervelende gevolgen hebben.

Hoe bewaar je je administratie
Bonnen en facturen die je op papier hebt ontvangen mag je ook scannen en digitaal bewaren, voorwaarde hierbij is wel dat de weergave juist is en volledig zoals het origineel (eventuele echtheidskenmerken moeten ook worden opgeslagen).

Wat bewaren
De basisgegevens die bewaart moeten worden zijn:

-         het grootboek

-         de voorraadadministratie

-         de debiteurenadministratie

-         de crediteurenadministratie

-         de inkoopadministratie

-         de verkoopadministratie

-         de loonadministratie

Daarnaast is het belangrijk ook deze gegevens te bewaren (over deze gegevens kun je overigens met de belastingdienst een kortere bewaartermijn overeenkomen):

-         kasadministratie en kassabonnen

-         financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek

-         tussentijds gemaakte controleberekeningen

-         ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen

-         bankafschriften

-         contracten, overeenkomsten en andere afspraken

-         agenda's en afsprakenboeken

-         correspondentie

-         software en databestanden

-         gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto

-         urenregistratie (ook van je partner als deze meewerkt in je onderneming)

Mochten er andere belangrijke documenten zijn binnen je onderneming is het verstandig deze ook te bewaren.

In verband met de privacywetgeving AVG zijn er richtlijnen verstrekt inzake het bewaren van personeelsgegevens. Meer hierover kun je hier lezen.